7 Verwaltungsassistentin Jobs in Vorarlberg
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Deine Aufgaben
- Vorbereitung bzw. Erstellung von Versand- und Zolldokumenten
- Fakturierung
- Akkreditivbearbeitung (Verhandlung mit Kunden, Einreichung der Dokumente)
- Kommunikation mit Kunden, Niederlassungen weltweit und Abteilungen intern (Verkauf, Versand, Kalkulation, Finanzbereich)
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
- Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand. So sind die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar gespeichert.
- Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
- Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung, damit alles jederzeit nachvollziehbar bleibt.
- Vergabeverfahren begleiten (je nach Einsatzbereich): Sie assistieren bei der Durchführung von Vergabeverfahren, damit diese reibungslos und transparent ablaufen.
- Förderungsabwicklung unterstützen (je nach Einsatzbereich): Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.
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vazility GmbH
Vollzeit | Teilzeit
Ihre Aufgaben
- Abwechslungsreiche Assistenztätigkeiten mit eigenverantwortlichem Aufgabenbereich
- Assistenz der Geschäftsleitung sowie allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft
- Terminmanagement, Telefonbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen
- Faktura und Rechnungswesen:
- Erstellung, Prüfung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Kontrolle offener Posten und Mahnwesen
- Administrative Tätigkeiten:
- Bearbeitung von E-Mails, Post und Ablage
- Organisation und Verwaltung von Bürobedarf
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsübersichten)
- Stundenkontrolle: Erfassung und Prüfung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden
- ERP-System: Bearbeitung und Erledigung von Aufgaben im System
- Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitszeitprozessen
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DEINE AUFGABEN SIND:
- Unterstützung des Objektmanagement-Teams bei der Betreuung und Verwaltung von Wohnanlagen
- Laufender Kontakt mit Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Hausmeistern
- Allgemeine administrative Aufgaben wie Schriftverkehr, Einholung von Angeboten, Beauftragungen etc. gemeinsam mit dem Objektmanager
- Teilnahme an Eigentümerversammlungen und Erstellung der zugehörigen Protokolle
- Abwicklung von Schadensfällen mit der Versicherung
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Dein Aufgabengebiet:
- Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten in der Praxis, Verwaltung der Korrespondenz und Termine, sowie der Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Kontrolle, Abrechnung und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Vorbereitung und Begleitung von Teammeetings
- Urlaubsvertretung
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Bezirk Bregenz, Teilzeit
- Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Bearbeitung von Anträgen
- Rechnungslegung und systematische Datenpflege
- Bearbeitung von Vollmachten und Dokumenten
- Ansprechperson für Kunden sowie das interne Verkaufsteam
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