6 Verwaltungsassistent Jobs in Vorarlberg
Vollzeit
Bregenz - Sacré Coeur Riedenburg
15.07.2025
Bregenz - Sacré Coeur Riedenburg
Ihre Aufgabe:
- Unterstützung der Direktion in administrativen Angelegenheiten
- Datenerfassung und -verwaltung
- Telefondienst
- Kassaführung, Sonderverrechnung
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
- Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand. So sind die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar gespeichert.
- Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
- Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung, damit alles jederzeit nachvollziehbar bleibt.
- Vergabeverfahren begleiten (je nach Einsatzbereich): Sie assistieren bei der Durchführung von Vergabeverfahren, damit diese reibungslos und transparent ablaufen.
- Förderungsabwicklung unterstützen (je nach Einsatzbereich): Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.
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Deine neue Chance:
- Unsere Mentoren begleiten Dich über den gesamten Prozess der Personalbereitstellung, von der Akquise bis zur Betreuung von Kunden und Mitarbeitern, Außendienst-Aktivitäten, Kalkulationsschulungen, Arbeitsrechtschulungen.
- Die Schulungen finden im gesamten Bundesgebiet und auch an Deinem Einsatzort statt. Eine Reisebereitschaft und Führerschein B sind Voraussetzung.
- Ein hohes Maß an Selbstsicherheit, Redegewandtheit, Verlässlichkeit und Lernfähigkeit sind ebenso Voraussetzung.
- EDV-Kenntnisse und gutes Deutsch in Word und Schrift.
- Abschluss einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung.
- Weiters sind eine hohe mentale Belastbarkeit und Flexibilität notwendig.
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Strategische Weiterentwicklung: Mit Weitblick entwickeln Sie die landesweite Engagementstrategie weiter und bringen kreative Ideen ein zur Stärkung des Ehrenamts in Vorarlberg.
- Beratung und Unterstützung: Bei Fragen zur Vereinsführung, Struktur, Rechtslage oder Digitalisierung sind Sie zentrale Ansprechperson für Engagierte und Organisationen. Sie vermitteln Wissen, geben Orientierung und stehen unterstützend zur Seite.
- Bildungs- und Netzwerkarbeit: Das Bildungsprogramm „Freiwillig Engagiert“ liegt in Ihrer Verantwortung: Dabei entwickeln Sie die Inhalte, koordinieren das Angebot und arbeiten mit relevanten Organisationen zusammen.
- Veranstaltungsorganisation und Projektleitung: Workshops, Meetings oder öffentliche Veranstaltungen organisieren Sie professionell – von der Planung bis zur Durchführung. Mit Innovationsfreude und Kommunikationsgeschick setzen Sie Impulse zur Förderung des freiwilligen Engagements und übernehmen eigenverantwortlich die Leitung von Projekten.
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DEINE AUFGABEN SIND:
- Täglich Kontoauszüge verbuchen
- Zahllauf - Kontrolle sowie Durchführung 2x wöchentlich
- Abstimmungsarbeiten Kreditoren, Haupt- und Nebenbuchhaltung sowie Verrechnungskonten
- UVA, AFA
- Rechnungsprüfung sowie Bilanzvorbereitungen
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Ihr Aufgabengebiet
- Eigenständige Erstellung und Analyse von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen (gemäss UGB & IFRS)
- Monatsreporting an die Konzernzentrale
- Analyse der Ergebnisentwicklung, Budgetierung und Entwicklung von Gegenmaßnahmen in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Führungskräften
- Laufende Weiterentwicklung der Controlling-, Reporting- und Steuerungsinstrumente
- Aktive Teilnahme an konzernübergreifenden Themen und Projekten
- Führung eines kleinen Teams
- Zusammenarbeit und Unterstützung des Finance Direktors
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