Vollzeit
Bregenz - Sacré Coeur Riedenburg
29.07.2025
Bregenz - Sacré Coeur Riedenburg
Ihre Aufgabe:
- Unterstützung der Direktion in administrativen Angelegenheiten
- Datenerfassung und -verwaltung
- Telefondienst
- Kassaführung, Sonderverrechnung
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Erhebungen übernehmen: Sie führen im Auftrag unserer Abteilungen eigenständig Erhebungen durch – etwa zur Überprüfung von Preisauszeichnungen, bei Verdacht auf illegale Gewerbeausübung oder im Rahmen von Hinweisen nach dem Tabakgesetz usw.
- Vor Ort kontrollieren: Sie überprüfen in Wohungen vor Ort, um den Unterstützungsbedarf – etwa für Möbel oder Haushaltsgeräte – realistisch einzuschätzen. So leistest du einen wichtigen Beitrag zur fairen und bedarfsgerechten Hilfegewährung.
- Verhandlungen kundmachen: Wichtige Verhandlungen müssen öffentlich bekannt gemacht werden - dies übernehmen Sie mit Aushängen. Damit wird diese für alle betroffenen Bürgerinnen und Bürgern reichzeitig angekündigt.
- Postgänge erledigen: Sie stellen in dringenden oder vertraulichen Fällen unsere Briefe zu. Ebenso unterstützen Sie unseren Kollegen bei der Abholung und Zustellung der Post beim Postamt.
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
- Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand. So sind die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar gespeichert.
- Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
- Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung, damit alles jederzeit nachvollziehbar bleibt.
- Vergabeverfahren begleiten (je nach Einsatzbereich): Sie assistieren bei der Durchführung von Vergabeverfahren, damit diese reibungslos und transparent ablaufen.
- Förderungsabwicklung unterstützen (je nach Einsatzbereich): Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.
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Das erwartet Dich:
- Effiziente Terminplanung und -koordination
- Kompetente Beratung und Betreuung unserer Kund:innen
- Leihwagendisposition
- Sachbearbeitung im Bereich Service
- Verrechnung von Kund:innenaufträgen
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Die Position im RampenLICHT
- Sie übernehmen die Korrespondenz via Telefon und E-Mail, priorisieren Informationen und kommunizieren präzise mit relevanten internen und externen Ansprechpartnern.
- Sie planen und koordinieren Termine, Meetings, internationale Reisen sowie Veranstaltungen und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der jeweiligen Teams sicher.
- Darüber hinaus bereiten Sie Meetings professionell vor und nach, erstellen Präsentationen und Entscheidungsvorlagen und sorgen für eine strukturierte Ablage von Dokumenten.
- In enger Abstimmung mit weiteren Assistenzkräften im Unternehmen gewährleisten Sie eine reibungslose Zusammenarbeit und vertreten sich bei Bedarf gegenseitig.
- Sie wirken aktiv an eigenen Projekten mit, übernehmen Verantwortung für die Planung, überwachen Fortschritte und unterstützen bei der Umsetzung.
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Ihre Aufgaben:
- Erste Anlaufstelle für unsere Mitglieder
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im täglichen Vereinsbetrieb
- Mitgliederverwaltung (Aufnahme, Kündigung, Datenpflege)
- Telefon- und Empfangsdienst während unserer Öffnungszeiten
- Administrative Unterstützung bei Vereinszeitschrift und Veranstaltungen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeines Postwesen
- Unterstützung im Mahnwesen
- Pflege von Statistiken
- Koordination von Bestellungen und Büromaterial
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Strategische Weiterentwicklung: Mit Weitblick entwickeln Sie die landesweite Engagementstrategie weiter und bringen kreative Ideen ein zur Stärkung des Ehrenamts in Vorarlberg.
- Beratung und Unterstützung: Bei Fragen zur Vereinsführung, Struktur, Rechtslage oder Digitalisierung sind Sie zentrale Ansprechperson für Engagierte und Organisationen. Sie vermitteln Wissen, geben Orientierung und stehen unterstützend zur Seite.
- Bildungs- und Netzwerkarbeit: Das Bildungsprogramm „Freiwillig Engagiert“ liegt in Ihrer Verantwortung: Dabei entwickeln Sie die Inhalte, koordinieren das Angebot und arbeiten mit relevanten Organisationen zusammen.
- Veranstaltungsorganisation und Projektleitung: Workshops, Meetings oder öffentliche Veranstaltungen organisieren Sie professionell – von der Planung bis zur Durchführung. Mit Innovationsfreude und Kommunikationsgeschick setzen Sie Impulse zur Förderung des freiwilligen Engagements und übernehmen eigenverantwortlich die Leitung von Projekten.
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Deine neue Chance:
- Unsere Mentoren begleiten Dich über den gesamten Prozess der Personalbereitstellung, von der Akquise bis zur Betreuung von Kunden und Mitarbeitern, Außendienst-Aktivitäten, Kalkulationsschulungen, Arbeitsrechtschulungen.
- Die Schulungen finden im gesamten Bundesgebiet und auch an Deinem Einsatzort statt. Eine Reisebereitschaft und Führerschein B sind Voraussetzung.
- Ein hohes Maß an Selbstsicherheit, Redegewandtheit, Verlässlichkeit und Lernfähigkeit sind ebenso Voraussetzung.
- EDV-Kenntnisse und gutes Deutsch in Word und Schrift.
- Abschluss einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung.
- Weiters sind eine hohe mentale Belastbarkeit und Flexibilität notwendig.
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In unserem Team Produktion Bregenzerwald Oberland suchen wir ab sofort am Standort Kraftwerk Langenegg eine:n
- Archivierung von Unterlagen im Archivsystem (Digitalisierung, Beschlagwortung etc.)
- Verwaltung und Pflege diverser Dokumente mit verschiedenen IT-Tools, insbesondere d.3, sowie Betreuung des Archivs
- Erstellung und Korrektur von Plansätzen für den Einsatz in unseren Anlagen
- Koordination und Bearbeitung von behördlichen Auflagen
- Ansprechpartner:in für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in den Kraftwerken Bregenzerwald Oberland in allen Archivfragen
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Dein Aufgabengebiet:
- Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Bearbeitung von Anträgen
- Rechnungslegung und systematische Datenpflege
- Bearbeitung von Vollmachten und Dokumenten
- Ansprechperson für Kunden sowie das interne Verkaufsteam
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