6 Office Managerin Jobs in Vorarlberg
🕵️♀️ Was du bei uns machst:
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Du beantwortest Kundenanfragen per Mail & Telefon – freundlich, klar & mit Köpfchen -
Du hilfst bei Marketing & Vertrieb: Newsletter, Social Media & Co. -
Du übernimmst organisatorische Aufgaben wie Recherchen, Statistiken, Botengänge & Deko -
Du kümmerst dich um Buchungsabwicklung, Mitarbeitereinsatz & unsere Location -
Du springst bei Bedarf auch mal bei einem Live-Event ein (Indoor & Outdoor) -
Wenn du fit in Buchhaltung bist: Angebote, Rechnungen & Belege sind bei dir in besten Händen
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🕵️♀️ Was du bei uns machst:
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Du gestaltest grafische Inhalte für Spiele, Werbemittel & Online-Auftritte -
Du betreust unsere Social-Media-Kanäle und setzt Werbekampagnen um -
Du entwickelst Inhalte & Texte für Marketing, Web & Print -
Du hilfst bei der Pflege und Erweiterung unserer Website (wenn CMS-Know-how vorhanden ist) -
Du bringst Projekte vom Konzept bis zur Veröffentlichung auf Kurs -
Du führst Recherchen durch, übernimmst Telefonsupport & akquirierst neue Partner -
Du koordinierst zwischen Behörden, Partnern & Projektbeteiligten
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Vollzeit | befristet | Praktikum
Die Position im RampenLICHT
- Eventorganisation & Logistik: Mitwirkung, Koordination und Teilnahme bei internen und externen Live-Events in Dornbirn, inklusive Reise-, Catering- und Hotelplanung sowie Koordination mit externen Dienstleistern.
- Administrative Unterstützung des Eventteams und der Bereichsleitung – z. B. Terminorganisation, Datenpflege, Angebotsvergleiche und Büroorganisation
- Kalender- & Ressourcenkoordination für unserer Seminar- und Veranstaltungsräume
- Digitale Lernformate & Learning Management: Mitwirkung bei digitalen Lernformaten wie Live-Übertragungen, Videoaufnahmen und deren Bearbeitung sowie Organisation im Learning Management System. Koordination interner Weiterbildungsangebote (z. B. Online-Learning, Launch Window) und aktive Anwendung digitaler Technologien – etwa KI-gestützter Übersetzungssysteme zur mehrsprachigen Content-Erstellung
- Medienvorbereitung: Gestaltung und Aufbereitung von Druck- und Digitalmedien für regionale und internationale Veranstaltungen
- Content Management & Kommunikation im Lichtforum: Pflege der Website, Bespielung der Screens sowie Verfassen und Veröffentlichen von Intranet-Beiträgen.
- Pflege von Eventdatenbanken: Erstellung von Projektplänen, Präsentationen und Event-Dokumentationen sowie Feedbacksammlung
- Aktive Mitarbeit & Unterstützung im Hospitality Management: Rezeptionsdienste, Vorbereitung von Seminarräumen, technischer Support sowie gelegentlicher Barservice bei internen und externen Veranstaltungen (Betreuung von Kaffee- und Getränkepausen).
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Unterstützung der General Managerin in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen des Tagesgeschäftes sowie bei strategischen Projekten
- Mitarbeit bei der Budgeterstellung, Forecasts und operativen Planungen
- Selbstständige Koordination von Meetings und Besprechungen
- Kompetente und verbindliche Kommunikation mit internen Abteilungen, Eigentümern, Partnern, Gästen sowie nationalen und internationalen Geschäftskontakten und Gästen
- Organisation von Veranstaltungen sowie internen Projekten im Auftrag der General Managerin
- Übernahme von Aufgaben im Bereich Qualitätsmanagement, insbesondere im Hinblick auf die Standards der Leading Hotels of the World
- Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten
- Überwachung von Projektfortschritten und eigenverantwortliches Einhalten von Deadlines und To-dos
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Überwachung und Koordination des täglichen Operation Geschäfts, sowie Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs während dem Frühstück gemäß den internen Qualitätsstandards unseres Hauses, Brand Standards und LQA vollumfänglich umgesetzt ist
- Aktive Betreuung unserer internationalen Gäste und professionelle Bearbeitung von Feedback (Beschwerde Management)
- Unterstützung in der Führung des Restaurants "ds Stäffa"
- Unterstützung in der Planung, Steuerung und Kontrolle der administrativen und operativen Abläufe in der Service Abteilung
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