DEINE AUFGABEN:
- Unterstützung Kundendienst Team, Terminvereinbarungen
- Auftragserstellung und administrative Abwicklung von Reparatur- und Serviceaufträgen
- Rechnungsstellung
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Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
- Angebots– und Auftragsabwicklung
- Unterstützung des Außendienstes
- Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung & –verkauf
- Diverse administrative Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Organisatorische und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Professionisten
- Terminorganisation und allgemeine Büroorganisation
- Vorbereitung und Nachbearbeitung von Eigentümerversammlungen
- Bearbeitung von Schadensmeldungen und Instandhaltungsanfragen
- Erstellung von Schreiben, Aushängen und Protokollen
- Digitalisierung sowie strukturierte Ablage von Unterlagen und Dokumenten
- Pflege von Stammdaten und Verwaltung in der Verwaltungssoftware
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Dein Aufgabengebiet:
Telefonische Kundenbetreuung, Angebotserstellung und Auftragsabwicklung Schwerpunkt Fachbereich Trockenbau - Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsaußendienst
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben
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Huber Holding AG
Teilzeit
Huber Shop - Facility Management · Mäder · Hybrid
administrative und organisatorische Unterstützung Bearbeitung und Verwaltung von Aufträgen, Verträgen und Dokumentationen Koordination und Kommunikation mit Filialen und Dienstleistern Pflege und laufende Aktualisierung relevanter Listen und Übersichten Bearbeitung von Rechnungen Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Nachverfolgung von Instandhaltungs- und Serviceleistungen allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben
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Deine Aufgaben
- Betreuung und Instandhaltung der Außenanlagen inkl. Sommer- und Winterdienst sowie der Tiefgarage
- Unterstützung bei Raumvorbereitungen und organisatorischen Abläufen
- Unterstützung bei Umbau – Umzugsarbeiten in den Büroräumlichkeiten
- Pflege der Teeküchen
- Unterstützung in der Fahrzeugadministration (z. B. Reinigung, Wartung, Reparaturen, Reifenmanagement)
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Das erwartet dich
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und des gesamten OD-Teams
- Als Teil des Teams mit Schwerpunkt PMO übernimmst du organisatorische Aufgaben (Vor- und Nachbereitung von Workshops, Projektportfoliositzungen, Trainings, Reiseorganisation, etc.)
- Du bist dafür zuständig, dass unser Projekt- und Projektportfoliomanagement-Standard gelebt und weiterentwickelt wird (Einhaltung von Deadlines, korrekte Befüllung der Vorlagen)
- Du erstellst bzw. bereitest komplexe Informationen, Unterlagen, Berichten und Präsentationen eigenständig auf
- In deiner Rolle bist du die zentrale Ansprechperson für Projektleiter und sonstige Stakeholder, löst deren Anliegen eigenständig oder vermittelst sie an die entsprechenden Kollegen
- Du übernimmst eine wichtige Rolle im Preboarding neuer Mitarbeitenden.
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Was dich erwartet
- Du kümmerst dich um die operative Umsetzung im Sortimentsmanagement: beispielsweise die Preisgestaltung (Ein- und Verkauf) und Pflege der für die Dispo relevanten Daten im ERP-System.
- Mit deiner Fachkompetenz wirkst du aktiv an der Gestaltung des Lagersortiments mit und triffst Entscheidungen darüber, welche Artikel als Lagerartikel geführt werden sollen und welche nicht. Zusätzlich unterstützt du die kontinuierliche Optimierung unserer Bestände.
- Du führst strategische Lieferantengespräche – entweder eigenständig oder gemeinsam mit unserem Sortimentsmanager.
- Gemeinsam mit dem Wareneingang arbeitest du daran, die Anlieferqualität unserer Lieferanten stetig zu verbessern.
- Du koordinierst dein Einkaufsteam mit 2 Mitarbeitenden und stellst eine effiziente, tagesaktuelle Arbeitsweise sicher.
- Damit dein Einkaufsteam genug Zeit für die Abwicklung des Tagesgeschäftes hat, übernimmst du die Aufgaben, die über die alltäglichen Prozesse hinausgehen, wie beispielsweise komplexe Reklamationen oder aufwändige Preisanalysen.
- Darüber hinaus unterstützt du unseren Verkauf bei Kundenanfragen, recherchierst geeignete Bezugsquellen und holst Angebote ein.
- Dein Gehalt liegt – je nach Erfahrung und Qualifikation – deutlich über dem Kollektivvertrag.
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Ihre Aufgabe:
- Eigenständiges und selbstverantwortliches Arbeiten im Schulsekretariat in Absprache mit der Direktion
- Zentrale Anlauf- und Kontaktstelle
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Verrechnung, Vorkontierung und Kassa
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Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:
- Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
- Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand. So sind die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar gespeichert.
- Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
- Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung, damit alles jederzeit nachvollziehbar bleibt.
- Vergabeverfahren begleiten (je nach Einsatzbereich): Sie assistieren bei der Durchführung von Vergabeverfahren, damit diese reibungslos und transparent ablaufen.
- Förderungsabwicklung unterstützen (je nach Einsatzbereich): Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.
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