Das sind Ihre Aufgaben
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten im Bereich Beteiligungsmanagement und internationale Steuern im Headquarter
- Aufbereitung, Pflege und Verwaltung von Unterlagen sowie Dokumenten- und Stammdatenmanagement
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation von Dokumenten (z. B. Beglaubigungen, Übersetzungen)
- Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten und Unterlagen
- Administrative Unterstützung bei Anlagenbewertungen
- Mitarbeit bei laufenden Aufgaben und kleineren Projekten
- Koordination von Terminen sowie Pflege des Abteilungsauftritts im Intranet (Finance, Beteiligungsmanagement, Konsolidierung und Steuern)
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Über uns
- Unterstützung der Kundenberater bei administrativen Aufgaben
- Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen
- Bearbeitung eingehender E-Mails und Post
- Anlage, Pflege und Verwaltung von Klientenakten im CRM-System
- Kommunikation mit Versicherern (z. B. Angebotsanforderung, Schadenmeldung, Vertragsänderung)
- Erstellung und Versand von Polizzen, Angeboten und Dokumenten
- Terminkoordination und Fristenüberwachung
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Das sind Ihre Aufgaben
- Beratung des Unternehmens in allen Rechtsfragen (u.a. nationale und internationale Vertragsregelungen, Rechtsstreitigkeiten) und Koordination für die Rechtsangelegenheiten der Unternehmensgruppe
- Gestaltung, Überprüfung und Verhandlung von konzerninternen, -externen, nationalen und internationalen Verträgen und juristischen Dokumenten
- Direkte Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen (Einkauf, Vertrieb, Compliance etc)
- Mitbetreuung der Compliance Agenden
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Deine Aufgaben
- Projektleitung für ein neues System zur unternehmensweiten und standortübergreifenden Dokumenten- und Informationsverteilung digital und auf Papier
- Betreuung der internen Plot-Management-Software (CAD-Zeichnungen, Plotter usw.)
- Enge Zusammenarbeit mit internationalen Anwender*innen, der internen IT sowie externen Software-Herstellern
- Erfahrung mit SQL-Datenbanken
Programmierkenntnisse, insbesondere in Perl sowie Erfahrung mit REST- und SOAP-Schnittstellen, sind von Vorteil
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Das sind Sie:
- Prozessvalidierungen werden von Ihnen geplant und gesteuert, zudem erstellen Sie Risikoanalysen (z. B. FMEA).
- Bei Verlagerungsprojekten zwischen Standorten begleiten Sie aktiv und agieren als erste technische Ansprechperson für unsere internationalen Produktionswerke.
- Sie kümmern sich um Änderungsprozesse, führen regelmäßige Reviews von regulatorisch relevanten Dokumenten durch und unterstützen bei internen sowie externen Audits.
- Bei Abweichungen oder Reklamationen gehen Sie der Ursache auf den Grund, definieren Korrekturmaßnahmen und stellen deren Wirksamkeit sicher.
- Sie erstellen verständliche Verfahrensanweisungen und führen Schulungen durch, um sicherzustellen, dass Prozesse in allen Werken korrekt umgesetzt werden.
- In enger Zusammenarbeit mit der Entwicklung und dem Value Stream Management treiben Sie die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Prozessen voran.
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Unser Angebot:
- Moderner und sicherer Arbeitsplatz in einem wachstums- und zukunftsorientierten Familienunternehmen im Herzen von Vorarlberg
- Innovatives Arbeitsumfeld, sowie äußerst interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet
- Ausgezeichnetes Betriebsklima in einem dynamischen Team, wertschätzender Umgang und flache Hierarchien
- Individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Leistungsgerechte überkollektivvertragliche Vergütung
- Jobticket- und Jobrad-Angebote
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Deine Rollen
- Strategische:r Rechtsberater:in und Sparringspartner:in der Geschäftsführung: Du berätst die Geschäftsführung sowie zentrale Bereiche in wesentlichen rechtlichen Fragestellungen und schaffst die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Dabei verbindest du juristische Expertise mit einem klaren Verständnis für organisatorische Zusammenhänge.
- Leiter:in und Entwickler:in der Stabstelle Recht: Du führst dein Team, setzt fachliche Schwerpunkte und entwickelst die Stabstelle in Struktur, Prozessen und Kompetenzen kontinuierlich weiter.
- Gestalter:in von Verträgen und rechtlichen Rahmenbedingungen: Du verantwortest die Erstellung, Prüfung und Weiterentwicklung von Verträgen sowie rechtlichen Dokumenten und sorgst für klare, verständliche und rechtssichere Lösungen.
- Architekt:in von Richtlinien und Governance-Strukturen: Du wirkst an Satzungen, Richtlinien und internen Vorgaben mit, entwickelst diese weiter und begleitest ihre wirksame Umsetzung in der Organisation.
- Impulsgeber:in für rechtliche Entwicklungen: Du beobachtest Gesetzesänderungen und Rechtsprechung, bereitest diese adressatengerecht auf und übersetzt sie in konkrete Handlungsempfehlungen für die FHV.
- Koordinator:in für Datenschutz und externe Spezialist:innen: Du steuerst und verantwortest datenschutzrelevante Themen, unterstützt Organisationseinheiten bei der Umsetzung und trägst zu einem sicheren und rechtskonformen Umgang mit Daten bei. Bei rechtlichen Detailthemen ziehst du externe Spezialist:innen bei und steuerts diese.
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