Das optimale Onboarding: Neue Mitarbeiter erfolgreich integrieren

Kategorie: HR-Management | Lesedauer: 8 min | veröffentlicht am 05. Mai 2025 
Zielgruppe: Arbeitgeber:innen, Personalverantwortliche

Was versteht man unter Onboarding?

Die Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen erfolgt durchs Bereitstellen von Informationen, Schulungen und anderen Einstiegshilfen. Dem Neuzugang soll der Prozess der Integration in seine:ihre neue Umgebung so rasch und angenehm wie möglich gestaltet werden. Wenn das Onboarding reibungslos läuft, stärkt das gleich zu Beginn die Mitarbeiterbindung und steigert zudem die Leistungsfähigkeit des neuen Teammitglieds.

Wie lange sollte Onboarding dauern?

Normalerweise dauert der Onboarding-Prozess zwischen zwei Wochen und einigen Monaten. Onboarding umfasst sowohl die fachliche Einarbeitung in zukünftige Aufgabenbereiche, als auch die soziale Integration ins Kollegium und die Unternehmensstruktur.

Welche 3 Ebenen des Onboardings gibt es?

1. Die fachliche Integration dreht sich darum, den:die neue:n Mitarbeiter:in mit dem neuen Arbeitsbereich vertraut zu machen.
2. Die soziale Integration meint das knüpfen aller sozialen Kontakte innerhalb des neuen Unternehmens.
3. Die werteorientierte Integration erfolgt, damit neue Mitarbeiter:innen eine Idee der Unternehmensziele, -philosophie und -kultur bekommen.

Welche drei Phasen des Onboardings gibt es?

Erste Phase: Preboarding

Das Preboarding beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und bezeichnet die Phase bis zum eigentlich Arbeitsantritt des:der neuen Mitarbeiter:in.

• Zusenden von wichtigen Informationen: Wie, von wem und wo wird der Empfang am ersten Arbeitstag erfolgen? Außerdem: Grundlegende Infos zur Unternehmenskultur und dem Leitbild.
• Relevante Dokumente einholen: Um die erste Arbeitswoche Ihres:r neuen Mitarbeiter:in stressfrei zu gestalten, ist es ratsam, im Preboarding alle wichtigen Dokumente für die Anmeldung einzuholen.
• Willkommenspaket vorbereiten: Gerade in größeren Unternehmen empfiehlt es sich, ein Willkommenspaket zusammenzustellen. Eine Mappe kann alle wichtigen Auflistungen enthalten: Ansprechpartner:innen, Unternehmensrichtlinien, Punkte zur Unternehmenskultur und eventuell einen Begrüßungsbrief, um die Sache persönlicher zu gestalten. Eine nette Geste: ein kleines Willkommensgeschenk. Trinkflaschen oder Kaffeebecher eignen sich besonders gut.
• Arbeitsplatz einrichten: Wenn der:die neue Mitarbeiter:in die Stelle antritt, sollte sein:ihr Arbeitsplatz fertig eingerichtet sein. Neben dem Schreibtisch, dem Computer und dem Stuhl gehören hier auch Zugänge und Passwörter her.
• Schulungen planen: Überlegen Sie, welche Schulungen der:die neue Kolleg:in brauchen könnte. Planen Sie schon im Preboarding die zu vermittelnden Inhalte.
• Termine festlegen: Zum Preboarding gehört auch die Terminkoordination. Was erwartet den:die neue:n Kolleg:in in der nächsten Zeit? Schulungen, Einführungsgespräche und Meetings sollten klar festgelegt werden, damit alles reibungslos abläuft.
• Einarbeitungsplan erstellen: Der Einarbeitungsplan umfasst alle Aufgaben und Projekte, die der Neuankömmling in der Einarbeitungsphase übernehmen wird. Im besten Fall sind es Aufgaben, die ein Gefühl fürs Unternehmen vermitteln.

Zweite Phase: Begrüßung

Die Begrüßung des:der neuen Mitarbeiter:in umfasst ungefähr die erste Arbeitswoche. Vom Arbeitsbeginn an ist diese Phase für eine sanfte Aufnahme und das Wohlbefinden des Neuankömmlings von großer Bedeutung.

• Empfang bereiten: Am ersten Arbeitstag wird der:die Neue herzlich empfangen. Vielleicht gibt es eine kleine Willkommensrede? Sie können hier auch das Willkommenspaket überreichen.
• IT einrichten: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, dem:der neuen Mitarbeiter:in alle nötigen Zugänge in IT Programme zu geben und gemeinsam seinen virtuellen Arbeitsplatz zu beziehen.
• Vorstellung im Unternehmen: Den:die Neue:n dem Unternehmen vorzustellen kann in den Rahmen einer Willkommensveranstaltung oder eines gemeinsamen Essens gesetzt werden.
• Prozess besprechen: Optimalerweise hat der Neuankömmling einen Überblick über den bevorstehenden Onboarding-Prozess. Erklären Sie die Schritte, die ihm beim Antritt ins Unternehmen noch bevorstehen.
• Erwartungen abklären: Um Reibung zu vermeiden, macht es Sinn, die gegenseitigen Erwartungen mit dem:der neuen Mitarbeiter:in und dem Team abzusprechen.
• Kommunikation aufrechterhalten: Das A und O für erfolgreiches Onboarding: Kommunikation! Achten Sie darauf, eine offene und kontinuierliche Kommunikation aufrechtzuerhalten.
• Soziale Integration fördern: Überlegen Sie, in welche sozialen Aktivitäten der:die neue Mitarbeiter:in eingebunden werden kann. Vielleicht macht auch das Buddy-System Sinn? — Hier wird dem Neuankömmling ein persönlicher Mentor zur Verfügung gestellt, der anfangs eng mit ihm:ihr zusammenarbeiten wird.

Dritte Phase: Probezeit

Die Phase der eigentlichen Einarbeitung fällt in die Probezeit des:der neuen Mitarbeiter:in. Ob das Onboarding schon während der Probezeit oder erst mit deren Ende abgeschlossen sein wird, hängt von der Stelle, dem Unternehmen und dem Neuankömmling ab.

• Fachliche Einarbeitung: Während in der zweiten Phase ein grober Überblick vermittelt wird, erfolgt in der Probezeit die vertiefte fachliche Einarbeitung. Arbeitsabläufe werden geläufiger, Projekte erschließen sich.
• Mitarbeitergespräche führen: Auch in der Probezeit ist es wichtig, eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten. In Mitarbeitergesprächen können Sie Feedback einholen und sich ein Bild vom Voranschreiten des Onboarding-Prozess machen.
• Zwischenziele setzen: Damit weiterhin Klarheit herrscht, kann es Sinn machen, klare Zwischenziele zu setzen.
• Teambuilding: In der Phase der Probezeit ist es wichtig, dass der:die neue Mitarbeiter:in ein fester Teil des Teams wird. Betriebsausflüge, Events und gemeinsame Essen sind Maßnahmen für wirksames Teambuilding.

Was sind die Ziele des Onboarding?

1. Mitarbeiterbindung
2. Produktivität
3. Motivation
4. Fehlervermeidung
5. Employer Branding
6. Identifikation

Ein guter Onboarding-Prozess bindet neue Mitarbeiter:innen von Anfang an ans Unternehmen. Und in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Bindung qualifizierter Mitarbeiter:innen von großer Bedeutung.

Wenn das Onboarding reibungslos abläuft, erhöht das die Produktivität des gesamten Unternehmens. Das gelingt, wenn der Neuzugang schon vor Arbeitsbeginn weiß, wie die nächsten Schritte aussehen. So kann er:sie schnell und selbstständig arbeiten. Der angenehme Einstieg erhöht die Motivation und trägt zur Fehlervermeidung bei.

Ein netter Nebeneffekt des Onboardings: Sie stärken damit Ihr Employerbranding.

Werden gemeinsame Ziele und Werte klar transportiert, kann sich der:die neue Mitarbeiter:in schnell mit der Unternehmenskultur identifizieren und trägt seinen:ihren sinnvollen Teil bei.

Wie vermeide ich die 5 häufigsten Onboarding Fehler?

Wenn im Onboarding-Prozess Fehler passieren, wirkt sich das schnell negativ auf. Bei der:dem neuen Mitarbeiter:in kommt Frust auf, weil es schon beim Einstieg Irritationen gibt. Gerade die erste Phase in einem neuen Umfeld kann sehr prägend sein und hat langfristige Auswirkungen.

Vermeiden Sie also die 5 beliebtesten Onboarding Fehler:

Zu wenig Kommunikation

Natürlich geht es in der Kommunikation in der Preboarding-Phase darum, Informationen rund um den Arbeitsbeginn zu vermitteln. Aber Achtung! Was auch von großer Bedeutung ist: das Vermitteln eines Wir-Gefühls.

Klare Zielsetzung fehlt

Ein gemeinsames, klares Ziel vor Augen zu haben stärkt sowohl den Teamzusammenhalt, als auch die Leistungsfähigkeit. Wenn neue Mitarbeiter:innen während des Onboarding nicht ausreichend über Unternehmensstrategien informiert werden, verstehen sie ihre neue Rolle nicht richtig und können somit nicht optimal hineinwachsen.

Zu viel Information

Dem Fehler des Zu-Wenig an Kommunikation steht der des Zu-Viel direkt gegenüber. Vor allem, was Informationen betrifft, kann man auch über das Ziel hinausschießen. Überhäufen Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in, entsteht schnell das Gefühl von Überforderung, was wiederum zu Frust führt.

Zu viel Programm

Machen Sie nicht den Fehler, den Arbeitseinstieg mit zu vielen Veranstaltungen und Terminen zu überladen. Denken Sie daran, den Neuankömmling zwischendurch atmen zu lassen. So entstehen wichtige Freiräume für die Entwicklung, die ganz natürlich in der Kaffeeküche oder beim Smalltalk am Flur geschieht.

Unternehmenswerte nicht transportiert

Mindestens genauso wichtig wie die fachliche Einarbeitung, aber leider im Trubel des Onboarding oft stiefmütterlich behandelt, ist die klare Kommunikation und Integration der Unternehmenswerte. Nur, wenn das neue Mitglied sich mit ihnen identifizieren kann, entsteht die für gute Zusammenarbeit so wichtige emotionale Bindung ans Unternehmen und die gemeinsame Mission.